Com a evolução do papel da tecnologia da Informação dentro das empresas, não demorou muito para que gestores percebesse a necessidade de elaborar um planejamento estratégico de TI para suas organizações.
Seja para aproveitar da melhor maneira as novas oportunidades que surgem no mercado, otimizar processos, economizar custos ou gerar mais competitividade para a empresa, o planejamento estratégico de TI oferece excelentes resultados.
Isso porque a gestão de TI precisa estar alinhada ao negócio e suas necessidades, e as mudanças que surgem no cenário de tecnologia precisam ser absorvidas de forma estratégica e metodológica para que consigam atingir as metas com resultados eficazes.
Se você não sabe do que se trata um planejamento estratégico de TI, tem dúvidas sobre adotar, ou ainda, não sabe como elaborar o seu, o texto de hoje vai te ajudar.
Vamos detalhar tudo que você precisa saber em um guia completo e esclarecedor. Então, acompanhe!
O que é um Planejamento Estratégico de TI?
O planejamento estratégico de TI nada mais é do que um documento que visa elaborar uma estratégia para uso da tecnologia da informação dentro de uma empresa.
É através desse planejamento que a estratégia de TI passa a ser estruturada, organizada e sistematizada. Mas qual é a importância disso?
Colocando de forma bem objetiva, com um planejamento estratégico de TI a empresa garante que a tecnologia da informação está sendo usada a fim de trazer os melhores resultados para o negócio, sem gastos desnecessários.
Junto disso, também há a criação de valor para os clientes, o que é muito importante.
O processo de planejamento estratégico de TI é normalmente conjunto ao planejamento estratégico corporativo, ainda que essa não seja exatamente uma regra.
Isso significa que ele deve estar pelo menos de acordo com os valores e objetivos estratégicos da organização, que ele faz parte de um todo ainda maior.
Por consequência, para fazer todo esse planejamento, é preciso definir antes qual a estratégia principal da empresa. Estamos falando de visão de futuro, metas a curto e longo prazo.
Em resumo, o planejamento estratégico de TI é ideal para empresas de todos os portes e tempo de mercado, sendo aprimorado com o passar do tempo.
Benefícios do planejamento estratégico de TI
Agora que você já sabe o que é planejamento estratégico de TI, vejamos um pouco mais sobre os benefícios que sua adoção representa.
Redução de custos
Quando o setor de TI estratégico e a gestão de toda a empresa se encontram devidamente alinhados, consequentemente os custos com tecnologia, ferramentas, sistemas e equipamentos de forma geral passam a se dar de maneira mais planejada, responsável e eficiente.
Em outras palavras, as aquisições poderão ser feitas de maneira mais efetiva e com um percentual de chances ainda maior de que o projeto realmente vá cumprir com os seus objetivos iniciais.
O resultado de tudo isso é a redução de custos de todo o departamento, principalmente considerando a diminuição das despesas precipitadas, dadas a partir de decisões que, em último momento, não apresentam as melhorias previstas.
Assim sendo, sobra mais capital para investimento em outras áreas também muito importantes para o desenvolvimento da empresa, abrindo o caminho para um crescimento mais sólido.
Implementação de tecnologia
Com a TI trabalhando de maneira ativa dentro da empresa, uma grande vantagem é a possibilidade de identificar soluções para problemas que ainda não tenham sido notados pela gestão, ou mesmo que apresentem dificuldades de serem resolvidos.
O planejamento estratégico de TI traz mais dinamismo e produtividade para a rotina dos colaboradores, ou seja, maior otimização do trabalho.
Mais do que permitir que a empresa produza mais e com qualidade superior, a implementação de tecnologias mais atuais e que melhorem o trabalho da equipe também aprimoram o clima organizacional e a motivação do grupo.
Em resumo, todos saem ganhando em benefícios.
Fortalecimento do monitoramento de equipes
Sabemos que o monitoramento dentro das empresas é um fator de organização muito importante e que merece atenção constante.
Atuar em um ambiente desorganizado e sem controle significa não alcançar os resultados desejados, e para o setor de tecnologia da informação isso fica ainda mais evidente.
Para manter a ordem é preciso pensar em maneiras de utilizar ferramentas e soluções que mantenham a gestão no lugar certo, mostrando os caminhos mais seguros a serem seguidos.
O planejamento estratégico de TI é capaz de implementar as melhores ferramentas de monitoramento, para que a gestão possa visualizar a oscilação de desempenho das equipes de maneira mais concreta.
Afinal, todo o desenvolvimento de uma empresa depende de setores alinhados e que trabalhem em harmonia, certo?
Os gestores poderão, assim, ter uma visão mais abrangente do negócio, tanto da sua situação atual, quanto das previsões e objetivos para o curto, médio e longo prazo.
É dessa forma que a TI contribui no fortalecimento de uma empresa em desenvolvimento, elaborando estratégias para resolver problemas e elaborar novos processos que aprimorem os resultados.
Reforça a segurança da informação
De acordo com os avanços da tecnologia e a dependência cada vez maior que as empresas têm dos processos e dados digitais, é compreensível que a segurança da informação se torne um tema de discussão cada vez mais valorizado.
Ameaças à segurança digital corporativa têm sido um perigo constante a ser evitado, em vista dos casos que tomaram conhecimento midiático e que causaram grandes problemas.
Fornecedores, colaboradores, parceiros, clientes e principalmente, a reputação da marca podem ser atingidos.
Pensando nisso, é importante pensar em formas de se proteger de ataques digitais, zelando pela segurança de dados, arquivos e informações contra as possíveis invasões de hackers e vírus.
O planejamento de TI estratégico, nesse contexto, é o que mantém essa proteção em nível avançado, de acordo com as novidades da tecnologia e as técnicas dos próprios criminosos digitais, fortalecendo a segurança da informação.
Aprimoramento do atendimento ao cliente
O atendimento ao cliente também é um aspecto da estratégia corporativa que vem exigindo uma atenção especial dos gestores.
O cliente deixou de ser apenas alguém que compra seus produtos e serviços, passando a ser um personagem importante na trajetória evolutiva da corporação, principalmente por seus feedbacks.
Por isso é importante entender como ele se sente e o que espera, que é ser atendido de forma dinâmica, ágil, eficiente e personalizada.
É por isso que o planejamento estratégico de TI é tão importante para esse setor, visto que é capaz de implementar as tecnologias mais inovadoras e positivas para alcançar esses objetivos.
A experiência do cliente com o negócio reflete na valorização e confiança para com a empresa, pois representa uma dedicação ao relacionamento, buscando oferecer o que há de mais moderno.
Mais transparência na comunicação
Através do planejamento estratégico de TI, as equipes serão capazes de entender melhor qual o seu papel dentro da empresa.
Isso significa colaboradores mais motivados, além de uma empresa com percepção mais aguçada sobre os resultados de TI.
A TI acaba conseguindo uma visibilidade maior para os setores, atuando também como uma ferramenta de comunicação entre eles e a direção da empresa.
Portanto, é possível melhorar toda a governança da corporação de uma forma mais abrangente.
Como fazer planejamento estratégico de TI
O planejamento estratégico de TI, como pudemos ver, é muito importante e promove muitos benefícios para as empresas.
Mas como colocá-lo em prática afinal?
Vejamos a seguir as etapas que devem ser seguidas para que você possa implementar um planejamento com sucesso.
1. Análise de cenário
O primeiro passo para criar um bom planejamento estratégico de TI é entender o contexto interno da TI.
Para ter uma visão mais clara, o ideal é elaborar perguntas e respondê-las com base na situação atual do negócio, como por exemplo:
- Qual é a capacidade atual do meu setor de TI?
- Quais as vulnerabilidades da TI?
- A TI tem um plano de continuidade adequado?
- Como está a satisfação dos usuários e clientes com relação à TI?
- A equipe de TI está motivada e qualificada?
- Para qual direção o negócio está indo?
- Que tecnologias podem afetar ou beneficiar o negócio?
2. Definição do objetivo
O segundo passo é também um dos mais importantes: a definição do objetivo.
Muitos empresários e gestores começam um planejamento sem ter nem uma previsão de onde estarão quando as mudanças realmente forem executadas. É importante ter em mente que a TI é uma área que só funciona bem quando tem objetivos e metas bem claras.
Independentemente de qual seja o objetivo — otimização de processos, redução de custos, aumento da produtividade ou segurança etc —, ele deve estar definido de acordo com o que o negócio almeja.
É possível considerar também mais de uma meta, com conquistas de curto, médio e longo prazos. Não há problema nisso. O principal aqui não é prever o futuro da empresa exatamente como deve ser, e sim ter definida uma direção a ser seguida.
3. Análise de mercado e concorrência
Para continuar no caminho certo e acertar no seu planejamento estratégico de TI é preciso olhar para além da empresa. Dar uma analisada em como os concorrentes estão fazendo uso da tecnologia para se destacar não faz mal nenhum.
Os exemplo de empresas com bons resultados podem dar pistas excelentes do que a tecnologia vai proporcionar futuramente. Dessa forma, buscar por dados do público e hábitos dos consumidores da marca também pode dizer muito sobre como agir.
4. Mapeamento de soluções
Nesse ponto você já terá uma ideia clara de onde sua empresa está e para onde precisa ir. Então é hora de se aproximar mais da efetivação do planejamento estratégico de TI.
O começo desse processo se dá por um mapeamento. Ou seja, é necessário levantar todas as soluções tecnológicas disponíveis no mercado no momento que podem trazer os resultados esperados, selecionando os melhores preços, fornecedores e condições de contrato.
Esse mapeamento deve ser cuidadoso, uma vez que, por mais que ferramentas mais completas e eficientes sejam importantes, as que melhor se adaptam à rotina operacional da sua empresa em específico é que realmente ajudam a alcançar seus objetivos.
5. Plano de execução
O plano de execução é o próximo passo do planejamento estratégico de TI. Ele nada mais é do que um detalhamento das estratégias escolhidas após o mapeamento, responsável por tornar a sua execução clara.
Após definir objetivos, é necessário definir parâmetros que permitam a avaliação do processo. Nesse sentido, o plano de execução atua através de dois elementos principais: os indicadores de performance e as iniciativas.
Os indicadores de performance são aqueles que medem se a estratégia está sendo executada no tempo programado.
Por outro lado, as iniciativas são os projetos estratégicos de TI. Eles podem ser projetos para o negócio ou internos à estrutura do setor.
Ambos, indicadores de performance e iniciativas, devem refletir a mudança esperada. Portanto, é importante frisar que nem todos os projetos em andamento no setor de TI são considerados como parte do plano de execução da estratégia em si.
6. Execução e monitoramento
O monitoramento significa avaliar com uma determinada frequência, mensal ou bimestral, por exemplo, se os indicadores estabelecidos estão atingindo as metas visadas, seja de forma parcial ou total.
Ou seja, é verificar se a TI está mesmo executando o planejamento que foi proposto e se está gerando o resultado esperado.
Durante o monitoramento, se for notado que algum dos indicadores ou o planejamento como um todo não esteja correspondendo às expectativas, é necessário tomar medidas corretivas para reverter a situação.
Assim você terá o controle, identificando se permanece no caminho estabelecido ou se é preciso reformular.
É importante ressaltar que o comprometimento da equipe é fundamental nesse processo.
Engajar os colaboradores para que o objetivo seja atingido é a chave para que o planejamento estratégico de TI dê certo, pois eles é quem mais estarão lidando com as mudanças.
Da mesma forma, vale lembrar que, mesmo que um projeto siga com bons resultados, isso pode mudar com o passar do tempo (o que é totalmente normal, já que o mundo e o mercado estão evoluindo constantemente).
Alterações serão necessárias em algum momento para aprimorar e atualizar a estratégia.
Contratando uma empresa especializada
Como pudemos ver, o processo de implementação de um planejamento estratégico de TI demanda muito comprometimento, tempo e pesquisa. Coisas que são difíceis para uma equipe interna, com tanta demanda para entregar na rotina de trabalho.
Como o planejamento exige uma dedicação quase que exclusiva para que seja bem feito, uma ótima opção é optar por contratar uma empresa especializada para cuidar deste trabalho.
Na fase de monitoramento, por exemplo, uma empresa de consultoria de TI saberá identificar exatamente o que se encaixa melhor para a empresa cliente, além de estar atualizada com as melhores tecnologias do mercado.
O melhor de tudo é que, além de permitir que a equipe interna continue focando em suas tarefas, a contratação de uma consultoria para este serviço já não é mais um investimento exagerado. Pelo contrário, é acessível e de ótimo custo-benefício.
Essas foram nossas dicas para montar e adotar um excelente planejamento estratégico de TI. Ficou interessado no serviço? Conheça a NetSupport!
