Manter a segurança dos dados dos pacientes além de ser uma determinação do CFM é uma preocupação comum a qualquer médico. Ter garantia de que informações sigilosas guardadas pelo médico não serão acessadas por pessoas não autorizadas ou que elas não vão se perder é o que mantém as inovações tecnológicas na área da saúde cada vez mais eficientes.
Principalmente pelos avanços em tecnologia, a forma de armazenamento das informações médicas evoluíram bastante:
Do papel ao armazenamento em nuvem
Não há como negar as influências da tecnologia em nossas vidas. Para clínicas e consultórios o uso de fichas, livros de agenda, gavetas e até mesmo salas de arquivos estão sendo substituídos. Os softwares de gestão garantem mais segurança. Além disso, possuem a vantagem de manter os dados dos pacientes longe de muitos riscos que o papel oferece. Alguns desses riscos são:
- O papel perde qualidade, além de correr risco de molhar, mofar e muitas vezes contém informações ilegíveis;
- Existe a possibilidade de perda, roubo ou simplesmente de serem descartados incorretamente;
- O papel está suscetível a inesperadas enchentes, acidentes ou incêndios;
- A transição de funcionários permite o acesso aos dados que não têm recuperação garantida;
- O acúmulo de papel em arquivos dificulta a localização de um prontuário, além de sofrer influência de organização por diferentes pessoas;
- O papel não dá chances de mobilidade. O seu acesso é local. Na hora de uma necessidade emergencial o médico precisará sempre ir até o arquivo para dar orientações, consultar o histórico médico e atender o paciente.
Já deu pra notar que para zelar pelo sigilo das informações de pacientes, a tecnologia só vem contribuindo. Então, fica **a nossa primeira dica**: realize gradualmente a transição do papel para um sistema de prontuário eletrônico em nuvem. Como escolher um? A gente te ajuda aqui.
Mas não acabou! Mesmo adotando um sistema de prontuário eletrônico algumas medidas de segurança ainda são muito recomendadas. Só assim é possível manter o sigilo dos dados nesses sistemas que utilizam a tecnologia em nuvem. Pelo menos 4 medidas são fundamentais: as ações de segurança do serviço contratado, a sua senha, o backup e o suporte.
MEDIDAS DE SEGURANÇA
. Essas unidades ficam em locais seguros, próprios para armazenamento de dados e distantes um do outro. Em caso de desastres naturais ou queda de energia em um dos locais, as outras unidades são ativadas imediatamente.
Por isso, vale a pena conferir se o software contratado segue os padrões rigorosos para entrar no mercado e garantir que são seguros e eficientes.
Outra dica é consultar qual o servidor que o sistema usa e se também segue padrões internacionais de segurança. Um exemplo de um excelente servidor é o Amazon, o mesmo que a Netflix, Unilever e Rede Globo usam.
Senha
Confira quais os métodos de criação e recuperação de senhas que o sistema oferece.
A senha é o principal recurso que o usuário tem para garantir que as informações cadastradas só serão acessadas por ele ou por outros usuários configurados e autorizados.
Uma dica é checar se o sistema usa o método de segurança chamado captcha. Esse é um bloqueio de acesso ao usuário caso a senha seja digitada de maneira incorreta 5 vezes seguidas. Isso previne ataques e invasões virtuais a seus dados.
Backups
A possibilidade de recuperar informações é uma das revoluções que o sistema em nuvem trouxe para assegurar que dados importantes sobre pacientes não sejam perdidos pelos fatores mencionados anteriormente.
Tenha certeza que o sistema contratado realize backups diários e que a recuperação seja garantida.
Equipe de Suporte
Equipe de suporte parece um departamento comum que toda empresa tem que ter, certo? Mas, para um sistema que utiliza a tecnologia em nuvem, a equipe de suporte é o coração do sistema!
Tudo que o usuário precisa fazer é cuidar de sua senha! Porque todo o trabalho de manutenção, atualização, correção e qualquer ocorrência com o funcionamento do sistema é tratado por uma equipe especializada e o usuário tem sempre o melhor desempenho do software sem precisar realizar nenhuma ação, basta estar conectado na internet.
Por último, mas não menos importante: pesquise se o software que você quer contratar tem essa equipe disponível pelos diferentes canais de comunicação: telefone, email e chat.
Sobre o autor
Felipe Lourenço
é especialista em Informática e Gestão em Saúde pela Universidade de São Paulo (USP).
Ele é co-founder & CEO do iClinic, um software online de gestão que organiza as informações de clínicas e consultórios de maneira simples e intuitiva, tornando os processos mais inteligentes e produtivos.
