Você já pensou em como irá os reduzir os custos com TI no próximo ano? Descobrir estratégias para economizar, dentro de uma empresa, é sempre um desafio. Independente do setor, essa é sempre uma tarefa que exige atenção de empresários e gestores. O ponto mais importante, é pensar como reduzir os custos, sem deixar a qualidade de lado.
A tecnologia é o melhor caminho para as empresas que desejam se destacar no mercado. Um reflexo disso, está na 12ª edição da pesquisa As Pequenas e Médias Empresas Que Mais Crescem, realizada pela Consultoria Deloitte em conjunto com a Revista Exame. Segundo o estudo, cerca de 80% das PMEs que conseguiram aumentar sua receita, mesmo em meio à crise, investem em tecnologia para promover a inovação.
Nesse cenário, é importante que as empresas saibam como aproveitar todo o potencial dos seus recursos de tecnologia. Essa é a melhor maneira de conseguir reduzir os custos de TI, mantendo uma performance de alto padrão. Avalie com cautela onde é possível enxugar o orçamento e onde não é. Para ajudá-lo a encontrar esse equilíbrio, nossos Supporters, Stanley Nunes e Luan Nauê, descreveram quais pontos devem ser observados, para você começar a economizar agora em seu negócio.
Por onde começar a reduzir os custos com TI?
Antes de mais nada, tenha em mente uma coisa: Custos com TI devem ser cortados, porém sem perder a qualidade e a disponibilidade dos recursos da empresa. Essa é a lição número um.
Uma das primeiras atitudes, na hora de reduzir os custos com TI nas empresas, é avaliar a terceirização de atividades. O que, geralmente, cortará gastos desnecessários com colaboradores sobressalentes. Nesse caso, a empresa contratada fica responsável por todas as atividades de TI. Tudo isso por um custo menor, em relação ao de uma equipe interna. Essa é uma solução interessante, para evitar um erro comum nas PMEs: Possuir muitos funcionários, para uma baixa demanda de serviços.
A terceirização de equipamentos e serviços – Conhecida como outsourcing – é mais uma saída para promover a economia. O outsourcing de dispositivos e a utilização de serviços em nuvem, ajuda a trazer maior segurança e disponibilidade dos serviços de TI. O melhor de tudo? Sem quaisquer gastos adicionais. Além disso, essa atitude ajuda a reduzir a mão de obra local da empresa.
Economizar na hora de contratar softwares também é viável. Você pode optar, por exemplo, por utilizar programa com licença GPL sempre que possível. Além de, na maioria dos casos, serem gratuitos, eles podem ser modificados em seu código fonte. Desta maneira, será mais fácil customizá-lo, para as necessidades da empresa.
Para implementar todas essas ações com sucesso, considere a contratação de um especialista em TI para auxiliá-lo. Ele avaliará todo o cenário em que sua empresa está inserida. Desta forma, você terá um diagnóstico preciso do que precisa ser feito para reduzir os custos com TI.
Gastos desnecessário que podem ser evitados
Toda empresa acaba perdendo tempo com problemas simples de TI, que podem ser facilmente evitados. Não existe queixa mais comum, do que o computador que parou de funcionar do nada, não é mesmo? É possível prever e evitar a instabilidade de equipamentos através de uma manutenção preventiva. Por isso, se você não conta com uma equipe de TI interna, agende um check-up geral, nos equipamentos da sua empresa, a cada semestre.
Mais uma maneira de reduzir os custos com TI, é evitar a compra de servidores físicos extremamente potentes. Na maioria dos casos, pequenas empresas não têm a necessidade de utilizar esse equipamento completamente. Isso apenas gerará um gasto desnecessário, tanto com hardwares, quanto com softwares, já que essa compra implicará na contratação de licenças e programas adicionais. Para fugir dessas despesas, contrate um serviço em nuvem. Essa opção mantém a qualidade do serviço e você pagará somente por aquilo que usar. Além disso, quando precisar aumentar a capacidade para o seu negócio, basta contatar o serviço utilizado.
Dentro da minha área de TI, onde devo investir mais?
Não existe uma área que obrigatoriamente exija um orçamento mais robusto. Contudo, as áreas que geralmente dispõem de um orçamento maior são as de sistemas integrados e infraestrutura.
Soluções e softwares, inerentes ao funcionamento do negócio, devem ser bem estudados antes de sua aquisição. É importante entender como será a sua adaptação às necessidades da empresa. Caso a escolha seja equivocada, por ausência de planejamento e implantação, feitos da maneira correta, haverá muitas dores de cabeça.
Na área de infraestrutura, podemos citar, por exemplo, a implantação de redes e servidores. Aqui, o barato pode sair muito caro, aumentando, consideravelmente, os custos com TI da empresa. Seja contratando um serviço pouco qualificado, para instalação, ou optando por equipamento de baixa qualidade, por serem mais em conta. Caso escolha essas opções, é quase certo que será necessário contratar outra empresa, para refazer todo o procedimento.
Redução de custos com TI a curto e longo prazo
Existem inúmeras ações que podem ser tomadas para conseguir enxugar os custos com TI. Se você deseja começar imediatamente, uma boa saída é optar pela terceirização de todo o serviço de suporte ao usuário. É bastante provável que a sua empresa não tenha chamados de TI todos os dias, certo? Sendo assim, não é necessário contar com um profissional em tempo integral, sempre à disposição da equipe. Você pode contratar serviços de TI sob demanda, apenas quando realmente for necessário.
Caso a empresa tenha um alto volume de chamados, vale ainda pensar um uma solução híbrida. Opte pela contratação de um profissional de TI qualificado, que se encarregará, exclusivamente, do relacionamento com os parceiros operacionais. Ele será o responsável por gerenciar sua área de TI.
Outro passo importante, que deve ser executado rapidamente, é a identificação e correção de possíveis erros na estrutura de TI. Sejam eles ligados à programas ou infraestrutura, durante sua implantação, algo pode ter passado batido. Se você não possui total confiança no serviço contratado à época, solicite uma revisão, com um profissional de confiança.
A longo prazo, é válido estudar a terceirização de equipamentos, como computadores e impressoras. Essa é uma forma de reduzir os custos com TI referentes à equipe e manutenção, que, por sua vez, serão responsabilidade da empresa contratada.
Os serviços em nuvem também são mais uma alternativa que contribuem para a redução dos custos com TI. Se implementados da maneira correta, podem trazer inúmeros benefícios. É possível contratar servidores, armazenamento, e-mail corporativo e até mesmo os aplicativos do Pacote Office em nuvem.
