Os empreendedores se preocupam cada dia mais com o orçamento de TI, visto que esse setor tem se tornado muito importante para o sucesso de uma estratégia de negócios.
Na mesma medida em que a tecnologia ocupa uma posição de destaque dentro das organizações, os custos que ela demanda acabam sendo mais frequentes.
Em outras palavras, o controle é essencial para que a empresa saiba onde ela precisa investir e qual o momento certo para tal.
Neste artigo, você entenderá melhor qual a importância de um orçamento de TI, quais seus impactos para a empresa e que boas práticas você deve adotar para implementar esse planejamento no seu negócio.
Confira!
A importância do orçamento de TI
Ao longo dos últimos anos, o papel da TI nas empresas passou do nível operacional ao estratégico. Estamos em tempos de transformação digital
, e o crescimento do mercado está fortemente apoiado às ferramentas tecnológicas. Em outras palavras, as empresas estão dependentes da TI e o investimento nessa área é inevitável.
Há uma demanda muito recorrente em planejar e executar o suporte tecnológico, diretamente responsável pelo crescimento da empresa, além de manter diversos processos integrados, promover inovação e ainda aumentar a competitividade.
Na prática, os recursos da TI permitem que as empresas alcancem a máxima performance com os recursos que já têm. O apoio se reflete nos resultados de metas como:
- Tomada de decisão mais assertiva;
- Minimização de riscos;
- Promoção do desenvolvimento progressivo e constante;
- Otimização de custos;
- Mitigação de falhas;
- Acompanhamento de resultados e aplicação de melhorias;
- Apoio à rotina operacional;
- Aumento da competitividade;
- Automatização das atividades.
O problema é que não há como improvisar quando o assunto é dinheiro e para a TI os recursos não são infinitos. A falta de planejamento pode fazer com que a gestão extrapole esse orçamento, enfraquecendo o lado financeiro do negócio.É por isso que um
bom orçamento de TI, aliado a uma gestão eficiente e uma estratégia de investimento se tornaram os princípios de uma empresa que visa a otimização de recursos e a mitigação de contratempos.
Boas práticas para o seu orçamento de TI
Diante da necessidade de contar com a disponibilidade de TI sem ter custos além dos quais a empresa pode arcar, o orçamento é uma peça-chave que deve receber uma atenção especial.Existem atitudes práticas que contribuem para um planejamento assertivo e menos propenso a erros. Listamos as principais delas a seguir:
Faça uma análise dos sistemas
O planejamento deve começar pensando em medidas de prevenção, ou seja, focado em evitar problemas que possam acabar gerando custos emergenciais para o negócio.Sendo assim, faça uma análise detalhada dos pontos fracos do sistema e busque eliminá-los através de investimentos, evitando que posteriormente eles causem imprevistos negativos para o financeiro da empresa.
Priorize aspectos essenciais
Dentro de um orçamento de TI existem aspectos essenciais, ou seja, que não podem ser deixados para segundo plano. Ao dar prioridade a eles, você garante que a qualidade do serviço não será prejudicada.Alguns dos principais aspectos essenciais no contexto atual são:
- Atualização tecnológica: tenha em mente que o tempo de vida útil dos equipamentos está cada vez menor, representando uma alta defasagem. Sendo assim, é importante optar por máquinas com um potencial de durabilidade maior, além de calcular o período ideal para troca;
- Segurança de dados: o vazamento, perda ou roubo de dados têm sido preocupações recorrentes no contexto corporativo. Com a LGPD, as penalidades às empresas representam prejuízos morais e financeiros devido à ameaça de processos jurídicos. Sendo assim, prevenir esse problema é essencial;
- Gestão remota: a necessidade de ter uma gestão móvel nunca foi tão clara quanto durante a pandemia da COVID-19. Setores inteiros de empresas tiveram que migrar para o home office e o gerenciamento e suporte remoto de TI é o que tem garantido o apoio a usuários e a estações de trabalho, ainda que distantes.
Faça previsões
As empresas visam crescimento, ou seja, elas trabalham para avançar de um patamar para outro. Isso, é claro, reflete no orçamento de TI. Por essa razão, é importante olhar o faturamento do ano anterior e, além de conferir se o empreendimento apresenta estabilidade, é preciso considerar a possibilidade de expansão em um prazo de três ou cinco anos. A demanda para os novos projetos deve estar incluída nos cálculos, pensando a longo prazo.
Considere o contexto econômico
O orçamento de TI deve estar atento também às oscilações da economia, visando assegurar a rentabilidade e competitividade no segmento de mercado em que a empresa atua. Sendo assim, uma alternativa mais viável é se concentrar em investir mais nos custos operacionais do que nos de aquisição de bens.
Tenha uma equipe treinada e preparada
De nada adianta contar com a melhor infraestrutura se os colaboradores estão despreparados. Isso pode provocar uma situação ainda pior.Portanto, não deixe de considerar também os gastos com treinamentos e capacitações que garantam que os equipamentos sejam utilizados da maneira correta.
Não utilize softwares obsoletos
A utilização de programas obsoletos na intenção de economizar na sua licença é um erro muito grave e pode provocar prejuízos sérios.Esse tipo de postura coloca a empresa em risco, sujeita a problemas como perda de dados importantes, vírus e até ataques virtuais. Invista sempre nas versões mais recentes de programas e opte por tecnologias mais modernas, como o cloud computing.
Monitore a execução do orçamento de TI
Concluído o planejamento e dada sua implantação, o gestor não pode deixar de acompanhar a execução do processo. Isso significa fazer relatórios e dar feedbacksde forma metódica, avaliando e aplicando melhorias.Isso também contribui para que a equipe toda tenha mais consciência das necessidades do negócio, compreendendo as práticas que futuramente serão ainda melhores para a empresa. Para que isso dê certo, é importante que nenhuma das etapas do planejamento seja atropelada. Boicotar o orçamento de TI faz com que ele perca sua clareza e eficácia.Gostou dessas dicas de como elaborar um orçamento de TI que realmente funciona? Veja também como você pode reduzir os custos com esse planejamento ao contratar profissionais sob demanda.
