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Como planejar um ótimo orçamento de TI para a empresa

Os empreendedores se preocupam cada dia mais com o orçamento de TI, visto que esse setor tem se tornado muito importante para o sucesso de uma estratégia de negócios.

Na mesma medida em que a tecnologia ocupa uma posição de destaque dentro das organizações, os custos que ela demanda acabam sendo mais frequentes. 

Em outras palavras, o controle é essencial para que a empresa saiba onde ela precisa investir e qual o momento certo para tal.

Neste artigo, você entenderá melhor qual a importância de um orçamento de TI, quais seus impactos para a empresa e que boas práticas você deve adotar para implementar esse planejamento no seu negócio.

Confira!

A importância do orçamento de TI

Ao longo dos últimos anos, o papel da TI nas empresas passou do nível operacional ao estratégico. 

Estamos em tempos de transformação digital, e o crescimento do mercado está fortemente apoiado às ferramentas tecnológicas. Em outras palavras, as empresas estão dependentes da TI e o investimento nessa área é inevitável. 

Há uma demanda muito recorrente em planejar e executar o suporte tecnológico, diretamente responsável pelo crescimento da empresa, além de manter diversos processos integrados, promover inovação e ainda aumentar a competitividade.

Na prática, os recursos da TI permitem que as empresas alcancem a máxima performance com os recursos que já têm. O apoio se reflete nos resultados de metas como:

  • Tomada de decisão mais assertiva;
  • Minimização de riscos;
  • Promoção do desenvolvimento progressivo e constante;
  • Otimização de custos;
  • Mitigação de falhas;
  • Acompanhamento de resultados e aplicação de melhorias;
  • Apoio à rotina operacional;
  • Aumento da competitividade;
  • Automatização das atividades.

O problema é que não há como improvisar quando o assunto é dinheiro e para a TI os recursos não são infinitos. A falta de planejamento pode fazer com que a gestão extrapole esse orçamento, enfraquecendo o lado financeiro do negócio.

É por isso que um bom orçamento de TI, aliado a uma gestão eficiente e uma estratégia de investimento se tornaram os princípios de uma empresa que visa a otimização de recursos e a mitigação de contratempos.

Boas práticas para o seu orçamento de TI

Diante da necessidade de contar com a disponibilidade de TI sem ter custos além dos quais a empresa pode arcar, o orçamento é uma peça-chave que deve receber uma atenção especial.

Existem atitudes práticas que contribuem para um planejamento assertivo e menos propenso a erros. Listamos as principais delas a seguir:

Faça uma análise dos sistemas

O planejamento deve começar pensando em medidas de prevenção, ou seja, focado em evitar problemas que possam acabar gerando custos emergenciais para o negócio.

Sendo assim, faça uma análise detalhada dos pontos fracos do sistema e busque eliminá-los através de investimentos, evitando que posteriormente eles causem imprevistos negativos para o financeiro da empresa.

Priorize aspectos essenciais

Dentro de um orçamento de TI existem aspectos essenciais, ou seja, que não podem ser deixados para segundo plano. Ao dar prioridade a eles, você garante que a qualidade do serviço não será prejudicada.

Alguns dos principais aspectos essenciais no contexto atual são:

  • Atualização tecnológica: tenha em mente que o tempo de vida útil dos equipamentos está cada vez menor, representando uma alta defasagem. Sendo assim, é importante optar por máquinas com um potencial de durabilidade maior, além de calcular o período ideal para troca;
  • Segurança de dados: o vazamento, perda ou roubo de dados têm sido preocupações recorrentes no contexto corporativo. Com a LGPD, as penalidades às empresas representam prejuízos morais e financeiros devido à ameaça de processos jurídicos. Sendo assim, prevenir esse problema é essencial;
  • Gestão remota: a necessidade de ter uma gestão móvel nunca foi tão clara quanto durante a pandemia da COVID-19. Setores inteiros de empresas tiveram que migrar para o home office e o gerenciamento e suporte remoto de TI é o que tem garantido o apoio a usuários e a estações de trabalho, ainda que distantes.

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Faça previsões

As empresas visam crescimento, ou seja, elas trabalham para avançar de um patamar para outro. Isso, é claro, reflete no orçamento de TI. 

Por essa razão, é importante olhar o faturamento do ano anterior e, além de conferir se o empreendimento apresenta estabilidade, é preciso considerar a possibilidade de expansão em um prazo de três ou cinco anos. 

A demanda para os novos projetos deve estar incluída nos cálculos, pensando a longo prazo.

Considere o contexto econômico

O orçamento de TI deve estar atento também às oscilações da economia, visando assegurar a rentabilidade e competitividade no segmento de mercado em que a empresa atua. 

Sendo assim, uma alternativa mais viável é se concentrar em investir mais nos custos operacionais do que nos de aquisição de bens.

Tenha uma equipe treinada e preparada

De nada adianta contar com a melhor infraestrutura se os colaboradores estão despreparados. Isso pode provocar uma situação ainda pior.

Portanto, não deixe de considerar também os gastos com treinamentos e capacitações que garantam que os equipamentos sejam utilizados da maneira correta. 

Não utilize softwares obsoletos

A utilização de programas obsoletos na intenção de economizar na sua licença é um erro muito grave e pode provocar prejuízos sérios.

Esse tipo de postura coloca a empresa em risco, sujeita a problemas como perda de dados importantes, vírus e até ataques virtuais. Invista sempre nas versões mais recentes de programas e opte por tecnologias mais modernas, como o cloud computing.

Monitore a execução do orçamento de TI

Concluído o planejamento e dada sua implantação, o gestor não pode deixar de acompanhar a execução do processo. Isso significa fazer relatórios e dar feedbacks de forma metódica, avaliando e aplicando melhorias.

Isso também contribui para que a equipe toda tenha mais consciência das necessidades do negócio, compreendendo as práticas que futuramente serão ainda melhores para a empresa. 

Para que isso dê certo, é importante que nenhuma das etapas do planejamento seja atropelada. Boicotar o orçamento de TI faz com que ele perca sua clareza e eficácia.

Gostou dessas dicas de como elaborar um orçamento de TI que realmente funciona? Veja também como você pode reduzir os custos com esse planejamento ao contratar profissionais sob demanda.

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