Manutenção preventiva em TI: como começar na sua empresa

Manutenção preventiva em TI: como começar na sua empresa

Nossa avó já dizia: a prevenção é o melhor remédio. A tecnologia está mais avançada, mas nada mudou. A manutenção preventiva em TI é a melhor estratégia para evitar transtornos na empresa.

Mas, como começar? Elaboramos um guia prático com boas dicas sobre o conceito de manutenção preventiva, tipos e os benefícios que ela pode trazer, para que você inicie o quanto antes.

O que é manutenção preventiva?

A manutenção preventiva é uma estratégia que envolve monitoramento e controle do sistema para impedir falhas operacionais, possibilitando que os servidores mantenham um bom desempenho por meio de planejamento prévio.

Esse é o primeiro passo para prevenir danos no setor de TI.

Tipos de manutenção preventiva

Agora que você já conhece o conceito de manutenção preventiva, é importante saber conhecer alguns modelos de aplicação, conforme listamos abaixo:

Manutenção de Parada (BM)

A manutenção de parada corresponde a um tempo de pausa no uso do equipamento, para que esses voltem basicamente à condição original. 

Para isso, são realizadas revisões e reparos a fim de que a vida útil do equipamento seja prolongada.

Manutenção Baseada no Tempo (TBM)

A manutenção baseada no tempo é baseada nos índices verificados durante a inspeção visual, lubrificação, limpeza do equipamento e na troca de peças visando prevenir falhas repentinas, devido ao tempo de uso do equipamento.

Manutenção Baseada nas Condições (CBM)

A CBM é baseada nas condições reais do equipamento, raramente apenas pelo intervalo de tempo entre manutenções ou tempo de uso. 

Para que ela seja efetiva, é desenvolvido o monitoramento constante das máquinas por equipe especializada. 

Qual a importância da manutenção preventiva em TI?

Alguns danos causados pela falta de planejamento e cronograma para a manutenção de equipamentos podem ser irreversíveis. Só esse motivo já deveria ser suficiente para realizar esse investimento em sua empresa.

Mas, além disso, a manutenção preventiva está ligada à redução de custos, já que medidas emergenciais podem acarretar custos altos com compra de peças e contratação de equipe especializada em tempo recorde.

Além disso, há uma diminuição de perdas, visto que a equipe acompanhará o hardware e o software evitará o desgaste, além da melhoria no desempenho dos servidores e da equipe – que poderá trabalhar com tranquilidade.

Imagine situações em que sua empresa está lotada, seu time está envolvido em um grande projeto, você precisa fechar um contrato e seus computadores simplesmente param de funcionar.

Isso não aconteceria caso seu empreendimento seguisse um bom cronograma de manutenção preventiva.

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Quando usar a manutenção preventiva em TI?

Já compreendemos a importância da manutenção preventiva em TI, mas, agora, iremos abordar as diferenças desta para os modelos de manutenção corretiva e preditiva, a fim de entender seus conceitos e aplicá-los na prática

Manutenção preventiva x corretiva

A manutenção corretiva e a manutenção preventiva possuem objetivos diferentes. Enquanto a primeira possui o objetivo de corrigir falhas que já surgiram, a outra se interessa pela antecipação das mesmas.

É importante observar que, ainda que exista um bom cronograma aliado à manutenção preventiva, podem ocorrer problemas, por isso, não se pode abrir mão da manutenção corretiva na empresa.

Manutenção preventiva x preditiva

A manutenção preventiva e a preditiva causam mais confusão em seus conceitos, porque atuam de forma parecida.

A grande diferença é que a manutenção preventiva está ligada aos cronogramas, planilhas e índices, ou seja, o planejamento em si, enquanto a manutenção preditiva diz respeito ao real funcionamento dos computadores.

Dicas para um plano de manutenção preventiva eficiente

Conforme acompanhamos até aqui, a manutenção preventiva depende de um planejamento bem formulado para que sua gestão seja eficiente para a empresa. 

Listamos abaixo algumas dicas que podem auxiliar nessa tarefa.

Atualização regular dos softwares

A manutenção dos softwares da organização atualizados colaboram com a prevenção porque facilitam o trabalho da equipe de TI, corrigem vulnerabilidades e agilizam os processos, melhorando a performance.

Criar rotinas com previsão de datas para as atualizações (tanto as automáticas quanto as que necessitem da equipe de suporte de TI) pode garantir que esses updates não se acumulem e atrapalhem o desempenho do sistema.

Calendário de limpeza dos equipamentos

Limpar o equipamento é um procedimento simples, mas fundamental. Equipamentos que acumulem sujeira em seu interior funcionam com a capacidade reduzida e podem prejudicar todos os processos.

Logo, o calendário é necessário porque essa limpeza não é uma questão secundária. Um rodízio bem feito aumenta a vida útil dos equipamentos e diminui a necessidade de investimento na aquisição de novas máquinas.

Monitoramento e investimento na equipe

Para que todo planejamento ocorra de forma eficaz o monitoramento da equipe é fundamental. Com a manutenção preventiva não seria diferente.

Assim como os sistemas precisam de atualizações, o time de TI precisa de treinamento constante para garantir que o planejamento de manutenção preventiva flua corretamente.

A capacitação deve abordar a necessidade do cuidado com o material de trabalho (equipamentos), bom uso dos sistemas e funcionamento do planejamento de manutenção preventiva, para que os objetivos fiquem alinhados com toda a equipe.

Temperatura e umidade do ambiente

Pode parecer exagero, mas a temperatura da sala de máquinas influencia diretamente na vida útil dos equipamentos. Por isso, é importante que o sistema de climatização seja projetado para que o ambiente esteja sempre seco e fresco.

Terceirização para manutenção preventiva

A contratação de uma empresa especializada é sempre uma boa ideia quando o assunto é tecnologia.

Uma equipe de suporte que não esteja envolvida diretamente com os processos internos da organização poderá verificar com maior clareza as vulnerabilidades que precisam ser corrigidas, além de propor soluções mais práticas e de modo mais ágil, já que não terá outras preocupações referentes aos serviços da empresa.

Além disso, a empresa contratante economiza com capacitação de profissionais, já que a empresa contratada fica responsável por oferecer uma equipe especializada.

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Principais indicadores de manutenção em TI

Os indicadores de manutenção fazem parte da estratégia que visa compreender o funcionamento das atividades, a performance da equipe de TI, o que precisa ser melhorado e o que pode ser mantido.

Para isso, é fundamental conhecer essas métricas, seus conceitos e aplicações, para utilizar em seu planejamento de manutenção preventiva as que mais se alinharem aos propósitos da empresa.

Vamos conhecê-las a seguir:

MTBF e MTTR

O Mean Time Between Failures (tempo médio entre falhas) e o Mean Time To Repair (tempo médio para reparo) são indicadores importantes para a manutenção e atuam juntos.  

O MTBF estabelece a previsão de quanto tempo um equipamento é capaz de permanecer em pleno funcionamento até que ocorra um novo erro, determinando sua confiabilidade.  

Já o MTTR é responsável por apontar o tempo médio estimado necessário para que o equipamento volte a funcionar após a correção da falha.

Availability (Disponibilidade)

A disponibilidade é um indicador que demonstra a capacidade de uso da máquina. Quanto maior a taxa, melhor a gestão de manutenção preventiva.

MPd

O indicador de MPd aponta se as etapas previstas pelo cronograma de manutenção estão sendo cumpridas e o que está sendo bem-sucedido, logo, é uma métrica que avalia o sucesso do planejamento.  

MP

O MP é uma métrica totalmente voltada à manutenção preventiva, focando nas ações que não estão tendo o resultado esperado, assim como o MPd atua no planejamento estratégico. Seu objetivo é compreender o que não está dando certo.  

ERV

ERV é a sigla correspondente por Estimated Replace Value, ou, em tradução livre, valor estimado de troca. Esse é um indicador importante para avaliar quando vale a pena continuar realizando a manutenção do equipamento e quando é melhor que ele seja substituído.

CMF

O CMF ou Custo de Manutenção/Faturamento corresponde à gestão financeira do planejamento de manutenção preventiva e, por isso, é um dos indicadores mais importantes.

Essa métrica é capaz de identificar se a previsão de ações está sendo economicamente viável para a organização, ou não. Assim, é possível que a adequação de recursos se torne mais assertiva.

Backlog

O backlog é o indicador que aponta o tempo necessário para que a equipe de manutenção finalize todos os problemas que surgiram, avaliando a capacidade técnica da equipe envolvida. 

Essa métrica permite compreender se é hora, por exemplo, de contratar uma empresa terceirizada.  

Checklist de manutenção de computadores

Todo planejamento eficaz possui um checklist com regras básicas que precisam ser seguidas para garantir o bom funcionamento do cronograma. Quando o assunto é a manutenção dos computadores, a ideia se mantém.

A manutenção dos equipamentos é parte essencial para uma boa gestão de manutenção preventiva, garantindo maior fluidez nos processos e economia de recursos.

Acompanhe agora o que não pode faltar na lista:

1. Remoção do excesso de poeira

Os computadores acumulam poeira dentro e fora do equipamento, por isso, é preciso que um técnico abra o aparelho e faça a higienização correta.

A limpeza pode ser a causa do mau funcionamento de computadores novos e que passam a apresentar problemas, por isso é interessante que seja realizada regularmente.

2. Limpeza de coolers e verificação de sua eficiência de rotação

Os coolers são responsáveis por refrigerar o computador e mantê-lo em funcionamento sem que as peças alcancem altas temperaturas. Eles são importantes para que o computador não superaqueça e pife ou desligue sozinho, por exemplo.

A limpeza regular do cooler evita que a peça perca sua rotação e prejudique o funcionamento de todo o equipamento

3. Troca de pasta térmica do processador

Como o próprio nome já indica, a pasta térmica atua com o cooler para garantir um o resfriamento e evitar a queima de placas do computador, o que também beneficia seu desempenho.  

Ela precisa ser trocada de tempos em tempos, geralmente no prazo de seis meses, pois, como a maioria das peças, há o desgaste natural causado pelo uso.

Também é importante destacar que, caso seja realizada a manutenção do cooler, é recomendado que a pasta térmica seja trocada também, pois perde a aderência e eficácia.

4. Verificação da disposição dos cabos dentro do gabinete

A forma como os cabos estão conectados no gabinete também interfere no desempenho do computador. 

A manutenção preventiva visa garantir o resfriamento do equipamento e, por isso, o bom cabeamento é indispensável para a melhor circulação no computador.  

5. Desfragmentação de disco

Os arquivos do computador ficam armazenados no disco rígido de forma desorganizada, conforme seu uso. Por isso, com o passar do tempo, o computador tende a ficar mais lento.  

Para evitar que esse problema ocorra, é preciso realizar a desfragmentação do disco, que irá organizar todos os documentos salvos e melhorar o desempenho da máquina.

6. Verificação e remoção de vírus

A verificação de existência de vírus é essencial. Mesmo quando se tem instalados bons programas de antivírus, é preciso garantir que estejam sempre atualizados e em pleno funcionamento, além do monitoramento do ambiente on-line, e-mails e pen-drives.

7. Atualização de drivers de dispositivos

A atualização do computador é uma etapa fundamental desde o software até seus drivers — para que o equipamento possa render no máximo de sua capacidade, além de evitar problemas posteriores com as máquinas.

 8. Limpeza de arquivos temporários

Os arquivos temporários servem para acelerar aplicativos e o carregamento do sistema, mas podem ocupar muito espaço, prejudicando o desempenho do equipamento. 

Por isso, limpar arquivos temporários contribui para que o computador funcione melhor. Essa limpeza pode ser feita manualmente.

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