As empresas estão acostumadas a fazer inventários, justamente, um dos mais importantes de se elaborar é o inventário de TI.
Se você possui experiência profissional, principalmente, na área de administração e tecnologia, com certeza já ouviu falar nesse termo.
Mas se você ainda tem lá as suas dúvidas, fique tranquilo. Vamos aproveitar esse artigo para esclarecer todas elas.
Sendo assim, leia o conteúdo até o final, para não perder nenhuma informação importante. Combinado? Aproveite a leitura!
Mas o que é um inventário?
Antes de qualquer coisa, precisamos entender o conceito de inventário, que é algo comum dentro das empresas.Basicamente, o inventário é um registro que reúne todo o patrimônio tangível ou intangível do negócio.
Eles podem estar armazenados dentro ou fora das dependências do seu escritório.
Aliás, essa definição é muito próxima a que está no site da Endeavor, uma das organizações mais influentes no quesito empreendedorismo:
“Para as empresas, o inventário é uma lista de todos os bens e materiais pertencentes a elas, e disponíveis em estoque; podem estar armazenados nas próprias instalações das companhias ou fora delas”.
Isso quer dizer que desde a cadeira em que você senta todos os dias, até o seu estoque de produtos devem ser inventariados. Ou seja, registrados em algum lugar.
Enfim, é por isso que existem controles de estoque e registros patrimoniais. Esses são outros termos que também podem definir um inventário.
Finalmente, o que é um inventário de TI?
Então, como já vimos acima, um inventário é um registro de todos os bens que uma empresa possui. Sendo assim, podemos afirmar que o inventário de TI é uma lista que reúne todos os recursos de tecnologia de uma empresa. O que engloba tanto hardwares (tangíveis), quanto softwares (intangíveis).Portanto, de acordo com as definições de hardware e software, os seguintes recursos devem ser registrados em um inventário de TI:
- Softwares: Licenças de produtos, aplicações, sistemas operacionais, serviços em nuvem, programas e etc.
- Hardwares: Computadores, notebooks, servidores físicos, impressoras, periféricos em geral, modem, roteador, monitores, tablets, celulares, etc.
Em suma, o papel do inventário de TI é reunir e documentar tudo o que existe na área de TI.
Desta maneira, nada se perderá na sua empresa.
Como eu posso fazer um inventário de TI?
A maneira como o seu inventário de TI será feita depende muito do cenário atual da sua empresa. É preciso levar em conta o porte, as necessidades e objetivos do negócio.Digamos, por exemplo, que você seja o proprietário de uma PME com 20 colaboradores e uma pequena sala comercial. Nesse caso, com uma planilha de Excel simples você pode montar o seu próprio inventário de TI, sem muita complicação.Porém, se a empresa possuir um prédio inteiro, com mais de 200 colaboradores, a solução adequada será diferente. O mesmo se aplica para uma multinacional com escritórios espalhados pelo país.Para situações como essas, o mais indicado é que você utilize um programa especializado para essa função. Você tem opção de utilizar uma aplicação desenvolvida pela sua própria equipe ou contratar um programa pronto, como um SaaS. Existem diversas alternativas desse tipo no mercado.Contudo, a nossa principal recomendação é para que você deixe esse tipo de tarefa a cargo de um profissional de TI. Por mais que pareça simples de executar, o ideal é que ela seja realizada por quem realmente entende do assunto.Isso porque, as chances de erro serão bem menores, se a tarefa for concluída por um especialista.Para as empresas que possuem uma área de TI, naturalmente essa função será do suporte técnico.Porém, se você não conta com uma equipe interna, essa função deve ser do seu parceiro terceirizado ou ainda de um técnico sob demanda.Siga essa recomendação, você com certeza não vai se arrepender!
E por que o inventário de TI é tão importante?
Sejamos sinceros, se você não possui registro dos seus bens, levará muito tempo para constatar a perda de qualquer coisa.Fazendo a listagens de seus itens em um inventário de TI você terá consciência do que a sua empresa possui.Essa simples ação, que não exige um grande investimento de tempo ou dinheiro, pode gerar um grande impacto. trazendo muitos benefícios para o seu negócio.Desde a melhor utilização de recursos até a economia financeira. A sua empresa só tem a ganhar fazendo o seu inventário de TI.
Os benefícios do inventário de TI
Depois de aprender sobre o que é inventário de TI, como fazê-lo e a sua importância, vamos ao principal. Conhecer os benefícios que ele trará para o seu negócio.
#1 Melhora sua administração
Conhecer os seus recursos ajudará a saber como administrar e gerir melhor sua área de TI, tornando o seu trabalho muito mais fácil.
#2 Aumenta a performance
Muitas vezes, por falta de conhecimento, você deixa de aproveitar todo o potencial de seus programas e equipamento. O conhecimento sobre eles pode acabar com esse problema.
#3 Garante maior vida útil aos recursos
Registrando as informações dos seus dispositivos físicos, nesse caso, você saberá o exato momento de realizar suamanutenção e/ou atualização. Essa atitude ajudará a prolongar o tempo de vida dos equipamentos, além de sinalizar se eles estão ou não obsoletos.
#4 Diminui o risco de perdas
Como já falamos por aqui, saber o que a sua área de TI possui diminuirá, consideravelmente, as chances de perda de algum recurso.
#5 Evita o desperdício e a duplicação de itens
Todos os dias empresas cometem o erro de comprar equipamentos ou sistemas desnecessário. Justamente por desconhecer o que está à sua disposição.Portanto, fazer o seu inventário de TI colocará um ponto final na subutilização e no desperdício de recursos.
#6 Economia financeira
Por fim, todas essas vantagens acabam reduzindo os custos não só para a área de TI, mas para o negócio como um todo. As suas contas agradecem!
