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Como implementar o trabalho em home office na sua empresa

O trabalho em home office é uma das demonstrações do quanto a tecnologia torna nossas vidas mais flexíveis.

Também chamado de trabalho remoto, essa modalidade está crescendo cada vez mais no Brasil e no mundo, motivada pela possibilidade do colaborador ficar mais próximo da família ou não ter que passar horas do dia no transporte público.

Com a reforma trabalhista de 2017 e a regulamentação de algumas das questões referentes ao home office, que antes não constavam na legislação, as empresas passaram a investir cada vez mais nesse modelo.

Porém, para que tudo dê certo e a equipe se mantenha produtiva, é preciso tomar alguns cuidados no processo. Confira algumas dicas que podem ajudar sua empresa nesse desafio!

Como funciona o trabalho em home office?

O trabalho em home office remete a “escritório em casa”, na tradução para o português.

Basicamente é um tipo de trabalho onde o profissional não compartilha da infraestrutura de uma empresa, trabalhando remotamente.

Com a possibilidade de trabalhar de casa ou de onde estiver, inicialmente era uma opção mais comum entre freelancers e profissionais autônomos.

Nos dias atuais, porém, podemos ver que equipes inteiras de uma empresa podem trabalhar remotamente, graças às ferramentas tecnológicas que permitem uma interação em tempo real.

Em 2017, a reforma trabalhista estabeleceu regras quanto à horas extras, gastos com equipamentos, segurança e outros detalhes que agora devem constar nos contratos de CLT para home office.

Isso viabiliza que empresas possam aderir a essa prática fornecendo a estabilidade necessária para o trabalhador.

Mais do que um incentivo, essa medida reflete a mudança do perfil de trabalhador da geração atual, mais conectado e integrado às tecnologias.

Em situações atípicas e tempos de crise, como a provocada pela COVID-19 por exemplo, vivenciamos de perto o quanto o trabalho em home office é importante e pode manter as atividades em andamento mesmo além dos limites de um escritório físico compartilhado.

Isso só mostra que as empresas devem investir em uma infraestrutura e cultura de home office para que estejam sempre preparadas para qualquer imprevisto.

Além disso, o home office também dinamiza a jornada de trabalho, atuando como uma estratégia para extrair o melhor desempenho de colaboradores dando-lhes a possibilidade de permanecerem em casa.

Dicas para implementar o trabalho em home office

O trabalho em home office é uma proposta inovadora e que combina com o momento atual, mas a verdade é que nem todas as empresas estão preparadas para aderir à essa proposta.

Confira nas nossas dicas abaixo o que fazer para não errar nesse processo.

Avalie o cenário da empresa

Qual o perfil do seu negócio? É inovador e disposto a tentar ideias novas e ousadas? Ou é mais conservador e pouco adepto à tecnologias?

É preciso ser realista e, além de verificar se o seu segmento e equipes podem se ajustar ao modelo, toda a cultura organizacional deve ser colocada em pauta para avaliar se a estratégia realmente pode funcionar.

Essa análise honesta é o primeiro passo. Tenha em mente que nem toda atividade pode ser executada sem sair de casa.

Estabeleça metas alcançáveis e claras

Não só o local de trabalho muda com o home office, mas toda a dinâmica do trabalho. Como consequência, não adianta de nada estabelecer metas que são impostas à equipes presencialmente.

Encare que, querendo ou não, o colaborador estará distante da equipe e por isso o ideal é focar no máximo de produtividade que ele pode oferecer naquele momento e não no quanto a empresa deseja.

É importante também pensar na clareza de cada meta e objetivo. Na comunicação remota, ainda mais importante do que já é na comunicação cara a cara, quanto mais clara cada mensagem for, menores são as chances de provocarem mal entendidos ou falhas.

Crie normas e regras

O trabalho em home office não significa liberdade para fazer o que quiser, como quiser e quando quiser. É importante que isso fique bem claro.

A empresa que deseja adotar essa prática deve investir em uma política bem consistente, que deve definir as normas de segurança, uso de equipamentos, horas de trabalho, comunicação, entre outros aspectos.

Além disso, é importante definir quais serão as práticas utilizadas para supervisionar o trabalho realizado.

Preze pela infraestrutura

O trabalho em home office funciona muito bem quando conta com uma conexão à internet de qualidade e com estabilidade, um computador em bom funcionamento, um ambiente reservado para as atividades profissionais e longe de barulhos e distrações, além de uma mesa e cadeira confortáveis, é claro.

Como podemos ver, a ideia de que o trabalho remoto se resume a trabalhar de pijama, da cama, é completamente equivocada.

A ideia é ter um escritório em casa, com os mesmos requisitos necessários na empresa. Portanto, para começar a apostar nesse modelo de trabalho, o ideal é que a gestão organize uma vistoria nas casas de todos os profissionais que atuarão remotamente.

Assim, os profissionais de TI poderão identificar se os colaboradores têm em casa o equipamento necessário para realizar videochamadas, compartilhar arquivos mais pesados, manter a segurança de informação, entre outros requisitos.

Treine os colaboradores

Não adianta querer implementar o home office e todo um programa de trabalho remoto para pessoas que nem sabem como esse método funciona.

É preciso educar os colaboradores, explicar como funciona a rotina de trabalho, qual será a política adotada, regras, normas e boas práticas.

Mesmo que, nos dias de hoje, a grande maioria dos profissionais já saiba como realizar uma videochamada e utilizar dispositivos móveis, isso não significa que todos estão preparados para uma rotina mais afastada do ambiente compartilhado.

Isso inclui uma conversa até com equipes que continuarão a trabalhar presencialmente, mas que de alguma forma vão se relacionar com a equipe remota, por exemplo.

Um passo de cada vez

Antes de colocar uma equipe inteira para atuar em home office, aposte em um teste, se possível.

Colocar colaboradores mais engajados e comunicativos para realizar esse teste permitirá que a gestão receba um auxílio na avaliação de recursos necessários e práticas que podem funcionar melhor para o perfil profissional do negócio.

Aposte no outsourcing de TI

Uma estratégia eficaz para agilizar a implementação do trabalho em home office é optar pelo outsourcing de TI.

Contratar uma equipe externa para acompanhar o processo permitirá que profissionais de TI qualificados apontem quais as necessidades que a empresa apresenta para que o processo de adaptação dê certo.

Mais do que isso, poderá oferecer o suporte técnico ideal para o início das atividades remotas, instalando programas, ajustando configurações e otimizando dispositivos, por exemplo.

Precisa de suporte técnico para implementar o trabalho home office no seu negócio? Contrate nossa assistência sob demanda.

Nathália

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