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Passo a passo para fazer um Plano de Contingência de TI e evitar riscos

Passo a passo para fazer um Plano de Contingência de TI e evitar riscos

Ter um plano de contingência de TI é fundamental para qualquer empresa que depende da tecnologia para manter suas operações em funcionamento e dificilmente há alguma que não dependa.

Os sistemas informatizados automatizados estão, em grande parte, envolvidos com os aspectos indispensáveis do negócio. Por isso, espera-se que eles funcionem corretamente, com o mínimo de interrupções.

No entanto, sabemos que ninguém está livre de imprevistos e acidentes que podem acabar prejudicando esse objetivo. 

Por isso, é importante elaborar e adotar um conjunto de diretrizes que prepare a empresa e colaboradores para minimizar os impactos negativos de um incidente. 

É justamente esse o propósito do plano de contingência de TI.

Quer elaborar o seu, mas não sabe por onde começar? Continue lendo e confira um passo a passo que vai te ajudar a colocar essa estratégia em prática!

Importância do plano de contingência de TI

Tentar prever cenários futuros ruins pode parecer inútil e até pessimista, mas a verdade é que exercitar essa perspectiva é essencial. 

Para toda e qualquer empresa, especialmente na área de TI, essa é a melhor forma de não tomar decisões precipitadas quando uma crise se tornar realidade.

Empresas que dependem de seus equipamentos e sofrem com uma parada forçada de suas atividades, por exemplo, estão automaticamente no prejuízo. E a cada minuto e hora que se perdem sem a situação resolvida, o problema fica ainda maior. 

Com um planejamento prévio que possa ser seguido nesses casos, o tempo de espera diminui. Tudo é resolvido mais rapidamente e o prejuízo é reduzido.

Nesse sentido, o plano de contingência de TI inclui um conjunto de premissas e ações que devem ser consideradas caso a empresa se veja em uma situação ruim para seu funcionamento e desenvolvimento. 

O documento contendo esse planejamento deve ser abrangente e o mais completo possível, considerando todos os tipos de computadores e dispositivos móveis, websites, servidores, redes e sistemas.  

Toda sua elaboração, como veremos mais adiante, é baseada na análise e gestão de riscos do setor de TI, evitando problemas como:

  • Empresa inoperante;
  • Indisponibilidade para clientes;
  • Perda de receita;
  • Colaboradores parados ou deslocados de suas funções (improdutividade).

Como elaborar seu plano de contingência de TI

Quando falamos em problemas no setor de TI, é importante lembrar que eles podem apresentar diferentes níveis de gravidade

Enquanto alguns podem se resumir a falhas de energia ou erros humanos relativamente simples de serem reparados, outros podem envolver hackers, perda total de equipamentos e até incêndios. 

Ou seja, não há como prever o nível de prejuízo que um imprevisto pode causar, sendo importante se preparar para qualquer situação. Confira como fazer isso em 5 passos:

1. Certifique-se de incluir toda a empresa

Ainda que o setor de TI seja o principal interessado em um plano de contingência, não devemos esquecer que tudo que se relaciona aos dados de uma organização diz respeito também aos demais setores.

Sendo assim, é fundamental envolver todos no processo de elaboração do documento. Pois, em caso de algum incidente, todos deverão colocá-lo em prática, certo? 

Por exemplo, explicar para os colaboradores a importância de manter senhas fortes e fazer o backup de arquivos na nuvem é uma medida que contribui diretamente para fortalecer a segurança da informação dentro da empresa. 

Portanto, explique a todas as equipes a importância do plano de contingência de TI e informe o papel de cada um dentro desse planejamento. Somente assim ele poderá ser organizado e executado com sucesso.

2. Defina uma equipe responsável pela gestão de crise

De fato, o esforço para minimizar os prejuízos de um imprevisto deve ser conjunto. Mas é fundamental ter uma equipe que possa definir as ações práticas que serão executadas em caso de necessidade.

Em outras palavras, é preciso unir pessoas com um bom conhecimento técnico àquelas com boa capacidade estratégica e com facilidade para identificar as melhores soluções, mesmo nos piores cenários.

Além dos responsáveis pela parte de gestão e operacional e de dados, podem ser selecionados aqueles colaboradores que mais se destacam no time. Posteriormente, podem ser aplicados testes que ajudem a formar a equipe com iniciativas mais precisas, rápidas e eficientes.

Por exemplo, construa uma situação hipotética em que a empresa se torna vítima de um ataque virtual em seu sistema. Com a pandemia, esse tipo de crime teve um aumento expressivo.

Nesse caso, qual a melhor forma de agir para evitar danos mais graves? Aqueles que apresentarem a melhor saída certamente poderão contribuir muito para todo o processo.

3. Mapeie as fragilidades da sua TI

O primeiro passo é fazer uma auditoria da sua infraestrutura de TI. Verifique minuciosamente cada equipamento e operação interna, listando os possíveis riscos, pontos fracos e brechas para possíveis crises.

Elabore um inventário completo com todos os dados relativos ao patrimônio tecnológico da empresa, pois assim você poderá visualizar os mais diversos cenários e criar um plano de contingência verdadeiramente forte.

4. Defina prioridades

A rotina de uma empresa é sempre corrida e o plano de contingência de TI deve estar preparado para agir de acordo com prioridades, visando sempre aquilo que é mais importante e urgente.

Essa etapa busca preparar a empresa para um evento possivelmente desastroso, em que o prejuízo possa vir de várias frentes. 

Após mapear as fragilidades e as possíveis crises que podem estar relacionadas a elas, você pode optar por fazer uma classificação como “essencial”, “importante” e “não essencial”. Ou mesmo pode criar uma escala numérica que represente os pontos que devem ser solucionados primeiro.

Vendas e logística, por exemplo, são tópicos que costumam estar no topo dessa classificação, pois estão relacionados com a última etapa do ciclo de negócio. 

Porém, toda a política interna e os sistemas de informação devem ser detalhadamente analisados para se chegar a uma classificação realmente eficiente e justa.

5. Mantenha o plano de contingência de TI atualizado

Após definir prioridades, documentar o plano e disponibilizá-lo para toda a empresa, é importante aplicar testes que comprovem sua eficácia, E, se preciso for, realizar melhorias e adaptações.

Esse é um documento que estará sob constante avaliação e atualização. A responsabilidade de uma ação pode passar de um colaborador para outro e a estratégia que deu certo no ano anterior já pode estar obsoleta agora.

Por isso, realize testes ao menos uma vez a cada 12 meses, analisando todo o processo de forma criteriosa e mantendo a empresa ciente de possíveis mudanças. Assim como a tecnologia avança, o plano de contingência deve acompanhar essa evolução e os novos riscos que ela proporciona.

Esse foi o passo a passo essencial de como elaborar seu plano de contingência de TI. Quer saber mais sobre como manter sua empresa protegida? Entenda também a diferença entre manutenção preventiva e corretiva.