Gestão de ativos de TI na prática: 7 dicas fáceis de como fazer

Gestão de ativos de TI na prática: 7 dicas fáceis de como fazer

Ativos

Diante da seguinte pergunta: “Como anda sua gestão de ativos de TI?”, você saberia o que responder?

O setor de tecnologia das empresas é hoje o responsável pelo funcionamento correto e fluido de vários departamentos e aspectos dos processos internos. 

Assim, é importante que ele esteja constantemente atualizado, de acordo com as tendências mais recentes e as melhores ferramentas disponíveis no mercado. 

É nesse ponto que temos como fator fundamental a gestão de ativos.

A gestão de ativos em TI é uma prática necessária e fundamental dentro de qualquer tipo de empresa. 

Embora seja um conceito relativamente simples, na prática pode ser bem mais complexa de se realizar, principalmente considerando a grande quantidade de ativos que uma companhia pode ter à disposição.

Muitas pessoas tendem a acreditar que esse procedimento é apenas uma maneira de tornar o ambiente de trabalho mais organizado ou uma forma de fazer o levantamento patrimonial da empresa. Mas não é só isso!

Se você quer saber quais os outros motivos para cuidar da gestão de ativos de TI na sua empresa, além de ser capaz de responder à pergunta que fizemos no início do texto, continue lendo e descubra tudo o que você precisa saber  sobre esse assunto!

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O que é a gestão de ativos?

Você sabe, antes de mais nada, o que são os ativos de uma empresa?

Os ativos representam todos os itens que compõem uma organização, onde as informações são criadas, processadas, armazenadas e compartilhadas.

A gestão de ativos é essencial porque através dela o gestor pode priorizar investimentos e concentrar esforços nos ativos mais importantes, que realmente são responsáveis pelos processos da organização ou, colocando de uma forma mais popular, os que “carregam a empresa nas costas”.

A gestão de ativos no setor de TI, por outro lado, implica outros aspectos. 

Sua atuação está mais voltada a cuidar dos componentes tecnológicos – sejam eles físicos ou virtuais – evitando assim o desperdício de recursos com investimentos que não são eficazes.

Mas que componentes tecnológicos são esses?

São todos aqueles que fazem parte do ambiente da Tecnologia da Informação, por exemplo:

  • hardware (roteadores, servidores, firewalls);
  • software (sistemas operacionais, carga de processamento, backup);
  • dispositivos de armazenamento móvel, como pen drive e HD externo;
  • componentes do computador, como placa-mãe, memória RAM, processador, HD;
  • componentes periféricos, como mouse, teclado, monitores;
  • impressoras conectadas à rede;
  • consumo e insumos (energia elétrica, manutenção, segurança física).

Ou seja, a gestão de ativos é uma atividade que agrega valor para a inovação do negócio e que atua como uma estratégia que visa fortalecer a empresa. 

E ela faz isso ao auxiliar na consolidação dos sistemas, assim como na agilidade e economia com softwares e hardwares

Este mecanismo permite ainda economizar tempo e dinheiro das empresas, potencializando sua capacidade e, assim, gerando mais retorno.

Não fazer uso e não procurar se informar sobre a infraestrutura dos ativos de TI pode causar gastos que poderiam ser evitados ou reduzidos de forma significativa.

Importância e benefícios da gestão de ativos

Ter um ambiente corporativo bem controlado contribui, sem dúvida, para a eficiência dos sistemas internos, tornando-os mais ágeis, seguros e econômicos. 

Isso tem uma relação direta com a inovação, tão importante para elevar os níveis de competitividade de qualquer empresa no mundo atual.

É através da gestão de ativos de Tecnologia da Informação que o gestor poderá de fato observar quando um investimento é necessário ou não, se determinada tecnologia deve ser substituída ou se a empresa necessita de um novo recurso.

Os principais benefícios que podem ser notados através da adoção da gestão de ativos estão relacionados à redução de custos e ao aumento da produtividade. 

Podemos citar como alguns desses principais benefícios:

  • implementação simples de novas tecnologias;
  • controle de custos;
  • realocação ou eliminação de licenças de software não utilizadas;
  • limitação da sobrecarga de sistemas;
  • redução de riscos;
  • atualização constante dos sistemas e hardwares;
  • mais eficiência na rotina de trabalho;
  • aumento da segurança.

Vamos ver, a seguir, mais detalhes sobre alguns desses benefícios.

Controle de custos

A gestão de ativos permite que o gestor decida se novos investimentos são realmente necessários. 

Manter acessíveis e organizados os dados referentes à sua infraestrutura é o que permitirá avaliar se, de fato, está na hora de abrir a carteira.

Há ainda nesse cenário um recurso que pode passar despercebido, mas que pesa na conta final: recursos utilizados abaixo de sua real capacidade. 

Esses são aqueles ativos que estão sobrando em uma área da empresa e poderiam ser alocados para outra equipe, por exemplo. Ou simplesmente descartados também, como acontece com os casos de licenças de software excedentes.

Aumento da segurança

Estamos cientes de que a tecnologia apresenta diversos riscos, como roubo de dados e exposição de informações de clientes, por exemplo.

Nesse contexto, precisamos destacar que a gestão de ativos de TI também é muito eficiente para proteger a rede corporativa contra ameaças externas. 

A comunicação de dados ocorre pela rede, que precisa ser trabalhada de forma a evitar vulnerabilidades.

Buscar organizar o controle minucioso de todas as máquinas facilita a detecção de brechas na segurança de caráter cibernético na empresa. 

Programas de segurança desatualizados ou a instalação de agentes maliciosos são dois tipos de riscos muito comuns e que facilmente passam despercebidos.

Aplicando a gestão de ativos você evitará esses riscos e ainda terá a garantia de que a política de segurança interna seja respeitada, protegendo a integridade da empresa. 

Mais eficiência na rotina de trabalho

A eficiência na rotina de trabalho é um dos principais motivos para a busca por evoluir e encontrar novas formas de produzir através da tecnologia ser tão constante. 

Porém, ao longo do processo, se tudo não for feito corretamente o com responsabilidade, esse principal objetivo pode acabar sendo muito prejudicado.

Os sistemas de computadores, por exemplo, se não forem alocados em todo um plano de manutenção de infraestrutura, podem acabar atrasando o rendimento.

Mas o que fazer para que isso não aconteça?

É preciso que todos os sistemas computacionais tenham um acompanhamento periódico e um excelente apoio técnico para que funcionem em seu melhor potencial. 

Problemas técnicos são constantes na rotina de trabalho e, além de atrapalharem o desempenho do serviço, provocam estresse nos colaboradores.

Através do planejamento correto dessa manutenção, os técnicos ficam menos sobrecarregados com funções de última hora e, consequentemente, o fluxo de trabalho como um todo se torna mais produtivo e a empresa sai lucrando.

Como realizar uma gestão de ativos em TI

Há uma variedade de premissas que um gestor pode seguir para melhorar a sua gestão de ativos de Tecnologia da Informação e ficar mais perto de conquistar o máximo de produtividade e eficiência neste setor.

Agora que você já entendeu melhor o que de fato é a gestão de ativos, vamos citar algumas dessas práticas que você pode adotar para inserir esse conceito na realidade da sua organização.

Veja só!

1) Mapeamento dos ativos

O primeiro passo dessa jornada de gestão de ativos é fazer o mapeamento desses dados.

Isso consiste na organização dos componentes e fatores associados às suas respectivas utilizações. 

Para realizar um mapeamento que de fato seja efetivo, em geral dividem-se todos os ativos em três categorias básicas, que podem ser subdivididas depois. 

Essas categorias primárias são: equipamentos, sistemas e usuários.

Algumas subcategorias podem ser criadas dentro de cada uma delas, a depender do nível de controle que o gestor pretende exercer sobre todo o ambiente de TI e a quantidade de ativos que ele possui. 

Esse é um aspecto que fica realmente por conta do que o gestor considerar melhor.

O importante é ter em mente que o cuidado de mapear todos os ativos é o que possibilita que você obtenha os detalhes relacionados aos serviços de tecnologia.

Isso é o que possibilitará que você avalie melhor os impactos causados pela área de TI na empresa. 

Com todos os componentes relacionados, você poderá visualizar quais as consequências de uma falha ou erro com muito mais clareza.

2) Elaboração do inventário

Após feito o mapeamento, é hora de elaborar o inventário.

A elaboração de um inventário dos ativos é importante para que o gestor tenha à sua disposição uma relação clara e simples dos ativos que tem.

Isso permite que ele possa tomar decisões de uma forma mais segura.

Quando falamos deste inventário, estamos dizendo que ele deve incluir desde softwares, sistemas até hardwares e recursos humanos, que podem ser analisados futuramente. 

O principal objetivo com essa ação é sempre manter toda a estrutura de TI o mais atualizada e alinhada o possível com a estratégia da empresa.

O inventário para gestão de ativos pode ser elaborado com base nos sistemas operacionais empregados na rotina da empresa. 

É através disso que se torna possível definir qual a melhor técnica para avaliar esses ativos.

É possível também optar por uma análise baseada em agentes, vista como uma das mais efetivas para obter o maior número de informações relacionadas aos ativos.

Essa análise considera questões como tipo, fabricante, status, localização, custo, dados de licenças, entre outros aspectos.

3) Acompanhamento dos ciclos de vida 

É importante saber que todos os ativos de software e hardware integram um ciclo que passa por diversas fases. 

Essas fases são as responsáveis por auxiliar no controle do ciclo de vida dos ativos, resultando em uma utilização mais eficiente deles ao saber as informações de aproveitamento de cada um.

Essas mudanças devem ser acompanhadas de anotações como motivo, data, hora, usuário que realizou a modificação, entre outras informações específicas e detalhadas.

Esse cuidado permite mais controle sobre seus ativos e a tomada de decisão, que se torna mais segura no que diz respeito a compra, reparo ou atualização de algum ativo, evitando que ele chegue mais rápido ao fim de sua vida útil, por exemplo.

4) Automatização de alertas

A gestão de ativos em TI é formada por diversas etapas. 

Durante essas etapas, vários profissionais passam pelo processo, até que enfim chegue ao usuário final. 

Isso torna bastante complicado evitar falhas durante o processo. 

Essas falhas podem afetar a usabilidade desses ativos e, nesse sentido, é preciso buscar formas de diminuir a ocorrência desses erros.

Assim, uma opção bastante eficaz é automatização de alertas, que podem notificar os responsáveis do processo caso haja algum problema. 

Dessa forma, a solução acontece de forma mais rápida e evita danos maiores à estrutura dos ativos.

É por esse motivo que é essencial que os responsáveis sejam sempre comunicados sobre as alterações na infraestrutura de TI por meio de alertas automáticos. 

5) Investimento em capacitação dos profissionais 

Investir na qualificação e no treinamento dos profissionais que estão envolvidos na gestão de ativos é uma necessidade. Esta é, inclusive, uma das formas mais eficazes de ter sucesso.

Afinal de contas, uma equipe de TI eficiente sabe se posicionar dentro da empresa e sabe também o contexto de TI para as operações, as tendências tecnológicas que podem ser úteis, bem como as especificidades da rotina de toda a corporação.

Um bom gestor tem consciência de que os colaboradores são uma importante ferramenta para o sucesso dos negócios, e por isso busca sempre motivá-los e torná-los mais engajados, fazendo com que sejam profissionais mais capacitados a cada dia.

6) Parceria com bons fornecedores

O contato com bons fornecedores é fundamental para que os ativos tenham mais qualidade em relação à construção, função e performance.

Itens como mapeamento, automação e métricas de produtividade estão relacionados a uma boa infraestrutura e a um suporte eficiente. 

No que diz respeito à Tecnologia da Informação, o fornecedor precisa ser sinônimo de um parceiro e aliado mais do que importante para que seja possível formar a base da sua gestão de ativos.

7) Integração das informações

Sabemos que tornar as informações mais úteis e acessíveis é uma forma de poupar tempo e trabalho da equipe. Então por que não fazer isso?

Reunir todos os dados e as informações de diferentes fontes e organizar tudo em um único local pode facilitar (e muito!) a vida dos gestores. 

Isso porque a interação entre esses dados é o que permite que os funcionários possam avaliar melhor as respostas de cada ativo para cada solicitação. 

Tudo fica disponível com mais clareza.

Colocando em outras palavras, é algo como achar a causa de um problema por meio de uma característica/um efeito encontrado previamente. 

Mas para que isso consiga de fato acontecer de forma eficiente, é preciso realizar uma análise completa dos ativos, e por isso é tão importante a integração entre informações.

Essas foram nossas dicas para implementação da gestão de ativos. Gostou desse tema e quer saber mais? Confira nosso texto sobre a ITIL e qual a vantagem de implementá-la na sua empresa.

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