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Aprenda a investir em TI com o Custo Total de Propriedade (TCO)

Custo Total de Propriedade: como investir em TI com o TCO?

Trabalhar com métricas é fundamental para o mundo dos negócios, especialmente para o setor de TI. O Custo Total de Propriedade (TCO) é um importante indicador, pois é responsável por mensurar todas as variáveis que envolvem a aquisição de uma nova ferramenta.

Com as informações geradas por essa avaliação, é possível para o negócio construir uma infraestrutura de TI mais desenvolvida e estável. Isso, claro, considerando o Retorno sobre Investimento (ROI) e todas as outras complexidades de uma governança de TI eficiente.

Continue lendo e descubra mais sobre o Custo Total de Propriedade, como você pode calculá-lo e quais são as estratégias para reduzi-lo na sua empresa!

O que é o Custo Total de Propriedade?

Custo Total de Propriedade, ou Total Cost of Ownership (TCO), é um conceito cunhado pelo Gartner Group, uma empresa referência em pesquisa e consultoria para o setor de TI. 

Em resumo, ele analisa o custo do ciclo de vida de um produto, ativo ou sistema. Além disso, considera não só custo de aquisição em si, mas todos os gastos atrelados à manutenção de uma ferramenta.

Em outras palavras, sabemos que o custo de um produto que adquirimos nunca se limita ao preço de compra.

Exemplo de Custo Total de Propriedade

Um exemplo bem simples é quando compramos roupas novas. 

Se você escolhe as peças pensando unicamente no preço baixo, é preciso saber que, após algumas lavagens, o tecido pode não ter a mesma aparência. Ou seja, ele fica desgastado mais rapidamente.

Por outro lado, existem peças com valores muito altos e que não são tão melhores em qualidade. Por isso, é preciso buscar um equilíbrio para encontrar roupas com preços acessíveis, mas que vão durar por mais tempo, certo? 

Assim, você evita ter que realizar reparos nas peças ou até mesmo ter que fazer novas compras. Pois nesses casos você acabaria gastando mais dinheiro do que planejava inicialmente.

Qual a importância do TCO para as empresas?

O objetivo do Custo Total de Propriedade é justamente pensar em todas essas variáveis. Com isso, o TCO ajuda o empresário a fazer uma escolha mais assertiva no momento de realizar um investimento.

Ele é muito útil para criar uma base mensurável de investimento em TI, principalmente. Afinal, este é um setor que está demandando cada vez mais atenção das empresas de todos os segmentos. 

Se colocar dinheiro nesse departamento é inevitável, o melhor caminho para se sair bem nesse novo cenário é saber fazer uma análise comparativa entre as opções do mercado. Dessa forma, agregam-se diferentes tipos de estratégia ao negócio.

Ou seja, com o TCO a empresa consegue se atualizar e se manter em constante evolução. Além disso, gerencia seus investimentos com base em dados e muita estratégia. 

Como um empreendedor não pode agir às cegas, esse indicador evita surpresas desagradáveis que podem abalar seu negócio.

Quais custos considerar no Custo Total de Propriedade?

As variáveis que você precisará considerar para o cálculo do TCO podem ser:

  • Diretas: que podem ser quantificadas; ou
  • Indiretas: relacionadas ao usuário final, que não podem ser quantificadas.

Já os tipos de custos que o empreendedor precisa considerar podem ser divididos em três categorias:

Aquisição de ativos

Os custos de aquisição compreendem a compra do produto em si, incluindo os gastos relacionados à manutenção dele.

Ou seja, compra de hardware, software, máquinas e outros equipamentos ou peças que vão compor sua estrutura ou atualizá-la futuramente. 

Vale considerar também as horas de trabalho reservadas para um estudo de mercado e a consequente análise de fornecedores e plataformas que atendam ao que a empresa precisa.

Implementação de tecnologias

A implementação de uma nova solução tecnológica na empresa muitas vezes também gera custos.

Por exemplo, você pode precisar de ajustes na estrutura física da empresa para receber uma máquina. Ou mesmo pode contratar uma consultoria especializada para realizar configurações de um novo sistema e eventuais adaptações no servidor.

Suporte e manutenção dos ativos

Aqui cabem os custos relacionados à durabilidade do ativo adquirido.

Para que o valor investido em um novo equipamento não vá por água abaixo, é preciso manter uma rotina de manutenção preventiva.

Da mesma forma, aqui estão incluídas as garantias, licenças, atualizações e recursos humanos necessários para que o investimento se mantenha com a melhor performance. Assim, trazendo o retorno esperado para o negócio.

Como calcular o Custo Total de Propriedade?

Agora que você já sabe o que é o TCO e quais os gastos que ele considera, é importante saber que o cálculo desse indicador também deve ser metódico e estratégico.

Seguir alguns passos fundamentais é a melhor forma de obter a resposta certa para a decisão que você precisará tomar. São eles:

1. Defina o objetivo

Toda e qualquer decisão de uma empresa precisa estar atrelada a um objetivo estratégico.

Sendo assim, se questione sobre o que você espera com a aquisição de um novo produto e como isso pode contribuir para o sucesso do negócio.

2. Examine as variáveis

Quais são os custos atrelados à aquisição de um novo produto para esse objetivo proposto?

Lembre-se de que o valor investido vai muito além do preço de compra em si. Considere a necessidade de manutenção, mão de obra e possíveis adequações da empresa.

3. Determine o período de amostragem

Assim como qualquer outro indicador, o Custo Total de Propriedade precisa considerar um período de amostragem para ter seu retorno analisado. 

Geralmente essa amostra é semestral ou anual. Ainda assim, no caso de soluções digitais, o TCO também é eficiente para operações específicas, imediatas e de curto prazo.

Como reduzir o TCO na minha empresa?

Além das etapas mencionadas acima, há boas práticas que devem ser consideradas para que o Custo Total de Propriedade se torne um processo consolidado dentro do negócio.

Dessa forma, não só ajuda no momento da tomada de decisão, como também contribui de forma consistente para o sucesso da empresa. Veja essas etapas:

Faça uma análise conjunta dos indicadores

Mais do que apenas calcular o TCO, utilize os dados obtidos junto a outros indicadores. Com isso, você potencializa sua visão estratégica. 

Por exemplo, além do TCO, é igualmente importante calcular o Total Benefits of Ownership (TBO) e o Retorno Total de Propriedade (RTO).

Determinando o retorno total e o retorno líquido de uma nova tecnologia, respectivamente, você pode se aprofundar ainda mais nas informações da nova aquisição.

Conte com a tecnologia

Hoje em dia, você não precisa mais ficar anotando todos os dados de custo em um papel. Com sistemas de gestão e tecnologias como Business Intelligence e Big Data, a informação relevante fica automaticamente registrada e organizada.

Todas essas soluções tecnológicas facilitam o processo de cálculo e análise. Assim, você pode avaliar os custos atuais do negócio e aplicar melhorias que ajudem a reduzir o TCO.

Alinhe sua equipe com o Custo Total de Propriedade

O gestor precisa contar com uma equipe alinhada se quiser que qualquer decisão tenha o efeito esperado dentro do negócio.

Os colaboradores devem estar engajados com os objetivos e impactos do TCO para a empresa. Também devem entender o papel do seu trabalho em todo o processo.

Agora que você sabe mais sobre o Custo Total de Propriedade, com certeza está mais preparado para otimizar o ciclo produtivo do seu negócio! Veja também 7 dicas de como aplicar a gestão de recursos em TI na sua empresa.