Controle de estoque: 3 dicas essenciais para fazer no seu varejo

Controle de estoque: 3 dicas essenciais para fazer no seu varejo

Controle de Estoque

Controle de estoque é uma prática que vai muito além do que deixar tudo organizado. É um planejamento que impacta diretamente o processo de venda. Mas você entende a importância que esse controle tem?

 

Empresas de todo e qualquer segmento devem aproveitar ao máximo todos os benefícios que o controle oferece para a administração.

 

O problema é que muitos ainda não se deram conta do quanto esse setor é importante, o quanto ele auxilia a redução de pequenos erros.

 

Se você quer saber mais sobre controle de estoque, entender sua importância, quais os benefícios de investir na melhoria desse setor e claro, como alcançar resultados positivos com ele, este texto vai te ajudar.

 

Preparamos um compilado de todas as informações necessárias e também uma lista de dicas úteis que você poderá aplicar no seu varejo para ter o máximo de sucesso em seu controle de estoque.

 

Ficou interessado? Então acompanhe!

O que é controle de estoque?

O controle de estoque, ou como também é chamado, gestão de estoque, é o setor responsável por controlar o fluxo de materiais dentro de uma empresa.

 

Suas principais atividades envolvem apontar informações importantes relacionadas às vendas, como da mesma forma analisar e fazer previsões o mais precisas possíveis sobre quais serão as necessidades de compras futuras.

 

A otimização do controle de estoque é o que fornece informações precisas sobre as compras, ou seja, o volume em que ocorrem e com que frequência.

 

Da mesma forma, a partir disso o gestor pode identificar produtos que saem pouco e se tornam obsoletos, assim como os que estão em constante procura e por isso se tornam boas oportunidades de venda.

 

Com o varejo 4.0 e as novas formas de vender, o controle de estoque ganha uma importância ainda maior nos processos mercadológicos.

 

Uma loja física que também dispõe de um e-commerce, por exemplo, precisa se dedicar muito ao controle de estoque, para que o cliente não acabe frustrado ao tentar comprar um produto e descubra que já está esgotado.

 

Esse tipo de cuidado pode parecer pouco importante, mas os clientes valorizam o compromisso e a responsabilidade das lojas, e os empresários varejistas não devem nem por um momento subestimar a capacidade dos clientes de se fidelizarem com a concorrência.

Maneiras fazer o controle de estoque

O controle de estoque pode ser feito de diferentes maneiras, dependendo do porte da sua empresa e qual tipo de metodologia de trabalho ela mais valoriza.

Tipos de sistema

Escolher o sistema correto para realizar o controle de estoque é importante. Os mais utilizados são as planilhas e os softwares.

Planilha

O sistema de controle de estoque por planilha ou ficha é uma das formas de manter organizada a movimentação de produtos.

 

Deve-se investir em inserir o máximo de detalhes em casa informação, como a data de entrada ou saída, quantidade, tipo, custo total e unitário e claro, sua localização dentro do estoque.

 

O saldo entre as mercadorias que foram adquiridas e vendidas também é essencial.

Software

Para empresas com grande volume de estoque, o software é a melhor opção de gestão, pois automatizam o processo e evitam que erros desnecessários acabem acontecendo, o que é comum quando se lida com muita informação.

 

Nesse contexto, existem vários programas e softwares que podem realizar esse tipo de processo. 

 

A escolha de qual é o ideal para seu negócio, é claro depende de uma avaliação de quais são as necessidades específicas dele e o grau de informatização do ambiente de trabalho  e da familiaridade dos funcionários com esse tipo de tecnologia.

 

O gerente pode escolher entre softwares voltados para controle de estoque simples, hospedados em um computador do escritório, sistemas de controle de estoque por venda no caixa ou até mesmo sistemas complexos e com controle a nível industrial.

 

Alguns programas podem ser encontrados em versões grátis, porém com recursos limitados, mas que podem ser bem úteis para determinadas situações, pois são de qualidade.

 

A empresa pode usar deles para fazer testes ou mesmo para fazer o controle de estoque efetivamente, se for uma empresa de porte simples.

 

Da mesma forma, existem os softwares que cobram um valor e oferecem mais complexidade e mais funções de serviço. Basta analisar e ver no que vale a pena investir.

Metodologias

Agora que já vimos as duas principais formas de cuidar do registro do controle de estoque, vejamos também os tipos de metodologia que auxiliam na organização dessas informações:

PEPS

A metodologia PEPS, que é a sigla para “primeiro a entrar, primeiro a sair”, determina que os produtos que estão há mais tempo no estoque são os que devem ser vendidas primeiramente.

 

É um dos métodos mais utilizados hoje em dia e é também muito indicado, por ser capaz de evitar perdas e facilitar o processo logístico.

 

Algumas de suas outras vantagens são: o controle da validade dos produtos e a aproximação do custo de cada produto ao seu custo real.

UEPS

A metodologia o UEPS é contrária à PEPS. Ela considera que o “última a entrar, primeiro a sair”, sendo assim, o produto mais recente no estoque deve ser o primeiro a ser vendido.

 

É uma metodologia de controle de estoque que deve ser avaliada com cuidado, afinal, para alguns casos ela não é nem um pouco recomendada. Para empresas que movimentam produtos perecíveis, por exemplo.

 

Também diferentemente do PEPS, no método UEPS o cálculo do custo dos itens vendidos é feito com base no valor dos produtos mais novos do estoque.

 

Custo Médio

O método Custo Médio, que também é conhecido como método da Média Ponderada ou Média Móvel, é reconhecidamente um dos métodos mais utilizados e mais eficientes e que pode ser utilizado para contabilização e comprovação de Imposto de Renda.

 

Ele trabalha a partir da ideia de que o cálculo de custos é refeito a partir do momento em que há a entrada de um novo produto.

 

Como isso é feito? Somando os custos de produtos já do estoque com os valores dos novos, dividindo em seguida pelo número total de itens estocados.

Just in Time

A metodologia Just in Time ou “no momento certo”, traduzindo do inglês, é desenvolvida com o objetivo de reduzir custos.

 

Dessa forma, ela trabalha a partir da ideia de que o estoque deve ser mantido apenas para atender clientes. Ou seja, deve conter a quantidade de produtos suficiente apenas para possíveis vendas no momento atual, sem fazer grandes estoques.

 

Consequentemente, é uma opção de controle de estoque que exige gestores muito atentos e em contato direto com fornecedores, mantendo uma relação saudável e de confiança, já que um erro de comunicação pode causar falta de produtos e perda de vendas e clientes.

Curva ABC

O método de Curva ABC ou Análise de Pareto, determina que 80% do faturamento do negócio provém de 20% dos itens do estoque.

 

Devido a isso, o controle de estoque com base na Curva ABC cria uma categorização entre os produtos estocados. Através disso, eles são separados entre aqueles com maior e menor importância.

 

Como o próprio nome sugere, a divisão se dá pelos grupos A, B e C, onde:

 

  • Grupo A: Abrange os produtos mais significativos para a empresa, que resultam em alta lucratividade e alto faturamento, apesar de giro razoável;
  • Grupo B: Grupo dos produtos que apresentam alto giro no mercado, mas que por outro lado não alcançam lucros tão altos quanto os que pertencem ao grupo A. É ideal que os produtos deste grupo sejam os de maior volume no estoque;
  • Grupo C: Produtos que apresentam menor giro, assim como lucros menores e mais restritos, consequentemente sendo aqueles que devem estar em menor quantidade no estoque.

Benefícios do controle de estoque

O controle de estoque é necessário no mundo empresarial. Qualquer negócio no varejo

precisa dessa organização.

 

Como dissemos ao longo deste texto, essa tarefa exige análise da empresa e também das

opções que melhor se encaixem na realidade da sua empresa.

 

Vejamos então quais as vantagens de ter um sistema de controle de estoque:

Facilita o controle de fornecedores

Um sistema de controle de estoque também é muito útil no que diz respeito ao cadastramento de fornecedores.

 

Isso porque ele permite também uma categorização baseada em parâmetros estabelecidos pelo próprio gestor. 

 

Esses parâmetros tornam possível uma avaliação que leva em consideração as condições de fornecimento de cada um dos fornecedores parceiros, permitindo calcular um valor que representa a qualidade do serviço prestado.

 

Com isso, você poderá criar indicadores que se adequam às demandas específicas do seu negócio, alternando entre prioridades como preço alto, mas com alta qualidade e entrega rápida ou prazo de entrega mais largo e custo-benefício maior.

Garante excelência em atendimento

Garantir a satisfação dos clientes é um dos maiores desafios para as empresas de qualquer ramo.

 

O controle de estoque é um dos caminhos necessários para se chegar a esse resultado, pois é através dele que é possível ter um controle fiel ao que você tem e o que precisa comprar, sabendo o momento certo de cada aquisição.

 

Esse tipo de organização é o que evita que você deixe seu cliente na mão e acabe perdendo-o para a concorrência.

Auxilia no planejamento financeiro

Como pudemos perceber ao longo do texto, o excesso de materiais pode representar custo elevado, assim como a falta deles pode significar perda de vendas e clientes.

 

Pensando assim, a adoção de um sistema de controle de estoque acaba sendo uma ação com a função de melhorar a situação financeira da empresa, através de um planejamento anual sólido.

 

Com o controle de estoque o gestor passa a ter mais acesso a uma visão geral do funcionamento do estoque: panorâmica e ampla no processo geral e mais detalhista em processos específicos.

 

Isso porque o controle de estoque permite o levantamento de dados, análise de custos e desenvolvimento de estratégias, proporcionando um planejamento financeiro baseado com dados concretos e mais confiáveis. 

Permite a elaboração de relatórios

Os relatórios são documentos importantes para acompanhar o desenvolvimento dos processos e seus resultados, mantendo um monitoramento focado em melhorias e previsões.

 

Os dados gerados pelo controle de estoque permitem a elaboração de relatórios que acompanham dados como por exemplo:

 

  • consumo de materiais;
  • ordens de serviço abertas e fechadas;
  • ordens de serviço atrasadas;
  • custos relacionados à manutenção;
  • monitoramento diário da rotina de funcionários;
  • gráficos comparativos de custos mensais;
  • gráficos de resumo do custo gerencial;
  • cronograma de execução de serviços;
  • cronograma de previsão de manutenção periódica;
  • análise de ocorrências.

Integra os setores da empresa

O controle de estoque é uma solução que ajuda a unir os setores da empresa. Isso porque ele permite que as informações fiquem disponíveis para toda a empresa e todos os setores que mais precisam delas.

 

Isso faz com que aos poucos os setores se alinhem em um mesmo objetivo e com base nos mesmos dados, evitando prejuízos e falhas de comunicação.

 

Esses dados, é claro, são constantemente atualizados de forma simultânea para todos os núcleos da empresa.

Como fazer um controle de estoque eficiente

Agora que já explicamos o que é controle de estoque e quais os benefícios desta ferramenta, vamos te dar algumas dicas de como fazer isso. Veja só:

Invista em tecnologia

Uma das melhores formas de fazer um controle de estoque preciso e sem dor de cabeça é investindo em tecnologia.

 

Esse investimento pode ser com planilhas digitais no Excel, armazenamento em nuvem ou mesmo a aquisição de um software.

 

Planilhas manuais, por exemplo, além de tomarem muito o tempo dos colaboradores, costumam induzir ao erro. 

 

É comprovado que o uso de ferramentas de TI reduz em grande escala as chances de erros, conferindo muito mais precisão aos dados do estoque, principalmente se você também tiver um e-commerce.

 

Além de reduzir desperdícios, a inserção da tecnologia nos processos de controle de estoque também aumenta a produtividade, já que oferece soluções de cálculo automatizado de impostos e definição de parâmetros. Isso deixa a equipe com mais tempo para focar no que realmente importa. 

 

Além disso, investindo em tecnologia seus dados estarão mais seguros.  A segurança da informação é um dos quesitos mais importantes para empresas de todo mundo nos dias atuais.

 

O alto volume de informações sigilosas e cruciais para o funcionamento do negócio que circulam pelos corredores da empresa aumenta a cada dia e é preciso proteger esses dados contra perdas e ataques de cibercriminosos.

 

Tenha uma organização analítica

Não importa o produto, volume e tamanho físico do seu estoque ou do sistema de controle que você utiliza, é importante fazer uma organização sábia de todas as informações.

 

Isso envolve tratar cuidadosamente dos processos de separação e preparação dos pedidos para seus respectivos clientes.

 

Em outras palavras, procure definir processos de identificação dos materiais que devem ser controlados, como a padronização de cores, por exemplo. Esses pequenos cuidados são muito importantes para evitar erros na hora de separar os pedidos. 

 

Mais do que isso, se preocupe em ter um controle rigoroso de tudo que entra e sai da sua empresa no sistema de software de controle de estoque ou na sua planilha do Excel.

Tenha uma política de logística reversa

A logística reversa é o processo de trocas e devoluções de mercadorias. Esse é um tipo de problema muito comum no mercado varejista, e é muito importante ter uma política sobre como sua empresa vai agir nessas situações.

 

Caso aconteça de algum cliente solicitar troca ou devolução de algum produto, quando você enviar o outro não se esqueça de se certificar de alternar os níveis de estoque.

 

Infelizmente, na pressa para solucionar o problema, esse é um cuidado pode passar despercebido.

 

Importante lembrar também que para os casos de troca por produtos com algum tipo de defeito, é necessário checar o lote do produto no estoque.

 

Isso pois, se o problema tiver afetado o lote todo, será preciso entrar em contato com fornecedores e substituí-los no estoque. 

 

Essas foram nossas dicas essenciais de práticas que auxiliam seu controle de estoque a ter excelência nas operações. Como vimos, a TI é uma importante parceira no sucesso desse setor nos dias de hoje. Conheça mais sobre a atuação dos serviços de TI nas empresas clicando aqui.

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